Personalizar el CRM
KAR CRM viene configurado para funcionar el primer día sin tocar nada. Pero hay cuatro cosas que conviene ajustar temprano, porque cambiarlas después implica rehacer trabajo:
- Los datos y la marca del concesionario, que salen impresos en cada cotización.
- Las etapas del embudo, que definen cómo se mueve el trabajo del equipo.
- Las fuentes de leads, para saber de dónde viene cada consulta.
- Los planes de financiación, que son lo que se ofrece en el mostrador.
Todo esto es del gerente, y sale del hub de Configuración.
Datos y marca del concesionario
- Datos del concesionario — nombre, dirección, teléfono, correo, sitio web y CUIT
(formato
XX-XXXXXXXX-X). - Logo — PNG, JPG o SVG, hasta 2 MB.
- Colores de marca — el color de acentos y botones, con vista previa en vivo.
- Redes sociales — aparecen en el PDF de las cotizaciones para que el cliente los siga.
- Condiciones legales de cotizaciones — el texto de términos y condiciones que se agrega solo a cada PDF.
En esa misma pantalla están las Alertas de gestión, que tienen su propia guía: Alertas y recordatorios.
Etapas del embudo
En Configuración → Etapas del pipeline definís las columnas del tablero: cómo se llaman, en qué orden van, con qué color y con qué emoji.
Se agregan con Agregar etapa, se reordenan arrastrando, y hay vista previa de cómo va a quedar la columna.
Las etapas son también lo que ordena las sugerencias por etapa: cada una tiene su propio umbral de "estancado".
Fuentes de leads
En Configuración → Fuentes de leads registrás de dónde entra cada consulta. Sirve para dos cosas: que el reporte de distribución por fuente signifique algo, y que un sistema externo pueda mandar leads al CRM.
Al crear una fuente el sistema genera una API key, que es lo que usa el sistema de afuera —tu sitio web, un portal de clasificados, una campaña— para cargar leads solos. También podés configurar un mapeo de campos: qué campo del sistema externo corresponde a cada campo del CRM.
La parte técnica de conectar un sistema externo la hace quien mantiene tu sitio web: en la pantalla hay un ejemplo de uso listo para pasarle.
Los datos propios de tu concesionario
Tu equipo carga datos que el CRM no trae de fábrica: la fecha que le prometieron al cliente, el vendedor que lo trajo, la unidad que entrega en parte de pago. Todo eso se agrega en Configuración → Personalizar campos leads y en Personalizar campos vehículos. En esas dos pantallas también decidís cuáles de los campos que ya trae el CRM le querés pedir a tu equipo y cuáles no.
Al crear un campo hay tres decisiones, y las tres importan más de lo que parecen:
| Decisión | Por qué importa |
|---|---|
| El tipo | Una fecha se filtra por rango, una lista se filtra por opción, un texto libre solo se puede leer. El tipo decide si el dato sirve. |
| La descripción | Es lo que aclara qué quiere decir el campo. Si el nombre podría confundirse con otro dato, acá se resuelve. |
| Las opciones | Una lista cerrada evita que el mismo dato termine escrito de cinco maneras, que es lo que rompe cualquier filtro. |
Cada campo se puede marcar para que aparezca como filtro en el listado y para que tenga columna propia en la tabla. Los campos que ya no usás se pueden desactivar: dejan de pedirse en los formularios sin borrar lo que ya estaba cargado.
En esas mismas dos pantallas están también los campos que ya trae el CRM, para ocultar los que tu concesionario no usa y marcar como obligatorios los que no pueden faltar. El detalle, con un caso real resuelto columna por columna, está en Personalizar los campos de leads y vehículos.
Las categorías del catálogo
En Configuración → Categorías de vehículos definís con qué categorías se ordena tu stock. Todos los concesionarios arrancan con 0 km y Usado; si vendés certificados, plan de ahorro o unidades de flota, agregalas ahí.
Renombrar una categoría es seguro: no toca ninguna unidad, solo cambia lo que ve tu equipo. Borrar una que tiene vehículos te va a pedir primero a qué categoría se mudan, así ninguna unidad queda sin clasificar. Y si simplemente dejaste de vender esa línea, desactivala: deja de ofrecerse al cargar unidades nuevas y las viejas se mantienen como están.
Planes de financiación
Tres pantallas separadas, porque son tres productos distintos:
| Pantalla | Para qué |
|---|---|
| Financiación | Crédito prendario y leasing. |
| Ahorro programado | Planes de ahorro previo. |
| Cuotas | Planes en cuotas con interés configurable. |
Lo que cargues acá es lo que el vendedor puede elegir al armar una cotización, así que conviene tenerlo al día: un plan viejo cargado es una cotización mal hecha.
El PDF de cotización
En Configuración → Plantilla PDF armás el documento que se lleva el cliente: qué bloques aparecen, en qué orden, y podés sumar bloques personalizados propios y una imagen secundaria.
El logo, los datos y las condiciones legales salen de Configuración → Sistema; acá se decide cómo se ordenan.
Lo que cada uno personaliza por su cuenta
No todo lo decide el gerente. Cada persona del equipo maneja:
- Sus notificaciones y su teléfono, en Mi perfil.
- Su tema claro u oscuro, con el botón de la barra superior.
- Sus vistas guardadas de leads: filtrás como querés trabajar y guardás ese filtro con un nombre.
- Sus atajos de teclado:
Ctrl + K(oCmd + K) abre el buscador de acciones, y congseguido de una letra saltás a las pantallas principales.
Si algo falla
Cambié el logo y sigo viendo el anterior. Es el caché del navegador. Recargá con
Ctrl + F5 (o Cmd + Shift + R).
No me deja subir el logo. Máximo 2 MB, y en PNG, JPG o SVG.
Borré una etapa por error. Volvé a crearla con el mismo nombre y reordenala. Los leads que estaban ahí hay que moverlos a mano: no vuelven solos.
Los leads externos no llegan. Revisá que la fuente esté activa, que el sistema de afuera esté usando la API key correcta y que el mapeo de campos apunte a los campos que corresponde.
No veo ninguna de estas pantallas. Configuración es del gerente. Si necesitás un cambio, pedíselo a quien administra el sistema.