Reportes y métricas
Un CRM sirve para dos cosas: que no se pierda nada, y que sepas por qué se perdió lo que se perdió. Esta guía es sobre lo segundo.
Los reportes están en Reportes y los ven gerentes y supervisores.
Elegí el período primero
Arriba de todo están Hoy · Semana · Mes · Trimestre · Año · Personalizado. Todo lo que está más abajo se recalcula con esa elección, así que es lo primero que hay que fijar.
Los cuatro números de arriba
- Leads totales — cuántos entraron en el período.
- Tasa de conversión — qué porcentaje terminó en venta.
- Ventas — cuántas se cerraron, con la variación contra el período anterior.
- Ingresos — cuánto facturaste, también con su variación.
Las flechas de variación son lo más útil de la fila: un número solo no dice nada, un número comparado sí.
Embudo de conversión
Muestra cuántos leads hay en cada etapa del pipeline. Lo que hay que buscar no es el total: es dónde se angosta de golpe.
Si de Primer Contacto a Filtrado se cae la mitad, el problema está en la calificación. Si el salto feo es de Bajada de Producto a Reserva, el problema es el precio o la financiación. El embudo no te dice qué hacer, pero te dice dónde mirar.
Performance del equipo
Una fila por vendedor, comparables entre sí. Las columnas que más se usan:
- Tiempo de respuesta — cuánto tarda en contactar un lead nuevo.
- Tasa de conversión — de sus leads, cuántos cierra.
- Ventas e ingresos del período.
Para el detalle de una sola persona —sus alertas, sus leads inactivos— está Gestión de usuarios, explicado en Sumar usuarios a tu equipo.
Distribución por fuente
De dónde vinieron los leads del período: WhatsApp, el formulario de la web, redes, carga manual, o las fuentes externas que tengas conectadas.
Cruzalo siempre con la conversión. Una fuente que trae cien leads y cierra dos es peor negocio que una que trae diez y cierra tres, aunque en el gráfico se vea diez veces más grande.
Razones de pérdida
Cuando un lead se descarta, se elige un motivo. Este panel los agrupa.
Es el reporte que más incomoda y el más accionable: si "precio" explica la mitad de las pérdidas, el problema no es el equipo de ventas. Si el primero es "no responde", el problema es el seguimiento — y eso se arregla con lo que está en Alertas y recordatorios.
Mapa de actividad
Un mapa de calor por día y hora de los últimos 30 días. Sirve para dos decisiones muy concretas: en qué horarios conviene tener gente atendiendo, y si el bot de WhatsApp tiene sentido en las franjas donde no hay nadie.
Exportar
El botón Exportar CSV, arriba a la derecha, baja los datos del período elegido. Se abre en Excel o Google Sheets, por si querés cruzarlos con algo que vive fuera del CRM.
El reporte diario
Sin entrar al sistema: un resumen que llega solo, con los leads del día, las ventas, las cotizaciones y la actividad del equipo.
Quién puede recibirlo: solo gerentes y supervisores.
Cómo se configura: el gerente entra a Configuración → Reportes y activa, para cada persona de la lista, si lo recibe por correo, por WhatsApp, o por los dos.
Cada persona también puede prender o apagar el suyo desde Mi perfil, en las preferencias de notificación (Reporte diario).
Si algo falla
Los números no coinciden con lo que veo en los leads. Casi siempre es el período: fijate qué está seleccionado arriba. La otra causa habitual es el rol — un supervisor ve su departamento, no todo el concesionario.
No me aparece Reportes en el menú. Es para gerentes y supervisores. Un vendedor ve sus propias métricas en su perfil.
No llega el reporte diario. Revisá que estés en la lista de destinatarios con el canal activado, y mirá el correo no deseado. Si es por WhatsApp, revisá que tu número siga conectado.
El embudo se ve vacío. No entraron leads en el período elegido. Probá con Mes o Año antes de suponer que algo se rompió.